Inbox Zero
Quelloffener KI-E-Mail-Assistent für Gmail und Outlook, der das Postfach sortiert und Antworten vorformuliert, die weiterhin Sie abschicken
Inbox Zero ist ein quelloffener KI-E-Mail-Assistent, den Sie selbst betreiben können: Er hängt sich an ein bestehendes Gmail- oder Outlook-Konto, sortiert Post nach Regeln, die Sie in normaler Sprache formulieren, und legt Antwortentwürfe in Ihrem Ton an, deren Versand weiterhin Ihre Entscheidung ist. Am 5. September 2026 hatte das Projekt 12.154 Sterne auf GitHub und erhält an den meisten Tagen Produkt-Commits. Vor dem Ausrollen sollte man nicht die Funktionsliste lesen, sondern die Lizenz: AGPL-3.0 mit zwei Zusatzklauseln, von denen eine eine kostenpflichtige Unternehmenslizenz verlangt, sobald fünf oder mehr Personen in Ihrer Organisation damit arbeiten.
Was Inbox Zero ist
Inbox Zero (github.com/elie222/inbox-zero) ist eine TypeScript-Anwendung der Firma Inbox Zero Inc., die sich auf ein bereits vorhandenes Postfach setzt, statt es zu ersetzen. Adresse und Anbieter bleiben, dazu kommt eine Schicht, die sortiert, formuliert und berichtet. Das Repository entstand im Juli 2023 und wird laufend weiterentwickelt: Der Hauptzweig erhielt bis zum 4. September 2026 an den meisten Arbeitstagen gewöhnliche Produkt-Commits, und zum Erfassungszeitpunkt waren 196 Issues offen. Docker-Images entstehen bei jedem Push auf den Hauptzweig, getaggte Releases erscheinen für den Desktop-Client.
- Regeln in normaler Sprache. Statt Filterbedingungen zusammenzuklicken, beschreiben Sie, wie eine Kategorie von Post behandelt werden soll, und der Assistent wendet diese Beschreibung auf eingehende Nachrichten an.
- Antworten kommen als Entwurf, nicht als Versand. Er schreibt eine Antwort in Ihrem Ton und legt sie als Entwurf ab. Die Entscheidung zu senden bleibt bei Ihnen, und genau dieser Unterschied macht das Ganze auf einem echten Konto gefahrlos ausprobierbar.
- Reply Zero führt zwei Warteschlangen. Post, die Sie schulden, und Post, auf die Sie warten. Das sind die beiden Listen, die Gründerinnen und Gründer im Kopf meist schlecht führen, und in der zweiten bleiben Abschlüsse geräuschlos stecken.
- Massenweise abmelden und archivieren. Abmeldung per Klick von Absendern, die Sie nie öffnen, dazu Massenarchivierung für einen Rückstand, den Sie ohnehin nicht lesen werden.
- Ein Blocker für Kaltakquise-Mails. Automatisches Blockieren unaufgeforderter Ansprache. Bemerkenswert, falls Sie selbst Kaltakquise per E-Mail betreiben, denn Ihre Zielpersonen setzen zunehmend etwas Ähnliches ein.
- Bedienbar aus Slack und Telegram. Sie können das Postfach aus einem Chat-Werkzeug heraus bearbeiten, das ohnehin offen ist, dazu Kurzbriefings vor Terminen aus Post und Kalender sowie Anhänge, die nach Google Drive oder OneDrive abgelegt werden.
Lesen Sie die Lizenz vor dem Ausrollen, nicht danach
Das Repository trägt die GNU Affero General Public License v3.0 plus einen kurzen Block Zusatzklauseln, und diese Zusätze entscheiden, ob Sie die Software nutzen dürfen. Das ist Open Core von der Lizenzseite her betrachtet und nicht von der Funktionsseite, und es ist klar genug formuliert, dass die Frage in einer Minute geklärt ist. Über die meisten Projekte mit einer Firma dahinter lässt sich das nicht sagen.
- Unter fünf geschäftlichen Nutzenden sind Sie befreit. Die LICENSE-Datei nimmt private Nutzung, Bildung, Forschung und Organisationen mit weniger als fünf geschäftlichen Nutzenden aus. Wer allein oder zu dritt arbeitet, darf selbst hosten und schuldet nichts.
- Ab fünf brauchen Sie eine Unternehmenslizenz. Die genannte Schwelle zählt Angestellte, Auftragnehmende und Nutzende, die die Software geschäftlich einsetzen. Diese Linie überschreitet ein wachsendes Team, ohne dass es jemand bemerkt — also notieren Sie sie neben der Personalplanung, statt sie später zu entdecken.
- Verkaufen oder Zugang weiterverkaufen ist untersagt. Eine Beschränkung zur kommerziellen Verwertung verbietet ohne schriftliche Erlaubnis der Firma, Zugang zu verkaufen, die Software als bezahlten Dienst anzubieten oder sie in ein gewinnbringend lizenziertes Produkt einzubauen.
- Die AGPL darunter bindet weiterhin. Wenn Sie die Software verändern und andere Ihre veränderte Fassung über ein Netz nutzen lassen, gilt die übliche Pflicht zur Quelloffenlegung. Die Zusätze verengen, was erlaubt ist; sie lockern die Basislizenz nicht.
- Es gibt eine gehostete Fassung. Die Betreiber bieten einen kostenpflichtigen gehosteten Dienst an, der die Lizenzfrage vollständig erledigt. Selbst hosten ist hier eine echte Option und keine symbolische, aber eben nicht die einzige.
Warum ein Postfach-Werkzeug ins Wachstumsinstrumentarium gehört
Man legt das leicht unter persönlicher Produktivität ab und denkt nicht weiter darüber nach. Für Gründerinnen und Gründer ist das ein Fehler, denn drei Wachstumsbewegungen enden im selben Postfach: Antworten auf Kaltakquise, Anfragen über die eigene Website und jedes Gespräch im Vertrieb durch die Gründung selbst. Der Preis eines überfüllten Postfachs ist nicht der Stress. Es ist eine Antwort, die ankam und nie beantwortet wurde — von außen nicht zu unterscheiden von Interessenten, die nie Interesse hatten.
- Antwortzeit ist eine Größe, die ein kleines Team wirklich gewinnen kann. Sie werden einen finanzierten Wettbewerber nicht überbieten und vielleicht auch nicht überbauen. Am selben Tag zu antworten steht Ihnen offen und ihm oft nicht.
- Die Warteliste offener Antworten ist ein verkleideter Vertriebstrichter. Jeder Abschluss, der an Schweigen stirbt, stirbt in dieser Liste. Sie sichtbar zu machen ist bereits der größte Teil der Lösung, gleich welches Werkzeug sie darstellt.
- Wovon Sie sich abmelden, ist eine Datenquelle. Ein Monat Abmeldungen per Klick ergibt eine ehrliche Bestandsaufnahme der Newsletter, Werkzeuge und Anbieter, die bei Ihnen nichts verdient haben — nützlich, wenn Sie selbst gerade einen Newsletter starten wollen.
- E-Mail ist weiterhin der Kanal, auf den Menschen antworten. Wir schicken unseren Kundinnen und Kunden ein tägliches Briefing per E-Mail, auf das sie direkt antworten können; diese Antworten kommen als gewöhnliche Post an und erreichen ihren Growth Officer. Aufmerksamkeit lebt im Postfach, selbst bei Menschen, die den ganzen Tag in einer Chat-App verbringen.
Der Teil, für den wir einen Menschen behalten würden
Wir fahren auf der ausgehenden Seite dasselbe Muster — erst entwerfen, dann freigeben —, deshalb stammt die weitergabewürdige Warnung aus unseren eigenen Protokollen und nicht aus irgendeiner README. Automatische Aktionen scheitern selten laut. Unsere verbuchten einen sauberen Erfolg, während die Sache selbst nicht stattgefunden hatte, und wir fanden es nur, weil wir später eine Rückmeldung gebaut haben, die Vorgeschlagenes mit tatsächlich Geschehenem vergleicht. Ein Postfach hat genau denselben blinden Fleck, und dort ist es schlimmer, weil der Beleg für den Fehler eine Nachricht ist, die nicht mehr vor Ihnen liegt.
- Zerstörerische Aktionen überprüfbar halten. Archivieren, blockieren und abmelden sind die Aktionen, deren Fehler Ihnen nie auffallen. Geben Sie ihnen eine Woche Stichproben, bevor Sie vertrauen, und behalten Sie einen Rückweg.
- Für eine Antwort ist der Entwurf die richtige Voreinstellung. Einen Entwurf zu korrigieren ist billig, Senden nicht. Den Versand bei einem Menschen zu lassen, ist menschliche Kontrolle als echte Arbeit und nicht als Geste.
- Beginnen Sie mit einer Regel, nicht mit dem ganzen Postfach. Nehmen Sie die Kategorie, bei der Sie sich am sichersten sind — Belege oder Newsletter — und lassen Sie sie allein laufen, bis ihre Behandlung langweilig wird.
- Beobachten Sie, was eine Regel mit Fremden macht. Ein Kaltakquise-Blocker kann eine unerwünschte Ansprache nicht von der ersten Nachricht einer Kundin unterscheiden, die Sie gerade gefunden hat. Das ist die einzige Fehlerklasse, die Umsatz kostet statt Zeit.
FAQ
- Ist Inbox Zero im Selbstbetrieb kostenlos?
- Für private Nutzung, Bildung, Forschung oder eine Organisation mit weniger als fünf geschäftlichen Nutzenden ja — die LICENSE-Datei nimmt alle vier Fälle aus. Ab fünf Angestellten, Auftragnehmenden oder Nutzenden, die die Software geschäftlich einsetzen, verlangen die Zusatzklauseln eine Unternehmenslizenz der Firma. Auch die Basislizenz AGPL-3.0 gilt weiter, eine veränderte Fassung, die Sie anderen über ein Netz anbieten, trägt also die übliche Pflicht zur Quelloffenlegung.
- Funktioniert es mit Outlook oder nur mit Gmail?
- Mit beidem. Die README dokumentiert die OAuth-Einrichtung für Google und für Microsoft, und das Projekt liefert lokale Emulatoren für beide mit, sodass man ohne echtes Postfach entwickeln kann. Wer einen anderen Anbieter als diese beiden nutzt, ist hier falsch.
- Verschickt es E-Mails in meinem Namen?
- Seine Antworten entstehen als Entwurf, das Senden bleibt eine menschliche Entscheidung. Das ist die Entwurfsentscheidung, die man beibehalten sollte, egal womit man arbeitet: Ein Assistent, der formuliert, lässt sich leicht korrigieren, einer, der sendet, ist nur so gut wie sein schlechtester Tag. Aus demselben Grund liegt bei uns vor allem Ausgehenden eine Freigabestufe.
- Worin unterscheidet es sich von einem geteilten Postfach oder Helpdesk?
- Ein Helpdesk wie Chatwoot oder LibreDesk ist für ein Team gebaut, das Fremde bedient, mit Zuweisung, Warteschlangen und Service-Zusagen. Inbox Zero ist für das Postfach einer einzelnen Person gebaut, wo das Problem nicht die Verteilung ist, sondern die Menge und die vergessene Antwort. Wenn mehrere Personen dieselbe Adresse bedienen, wollen Sie den Helpdesk.
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